Instructivo de revisión de documentos

APROBADO: (pasa a la siguiente fase, se comunica a usuario que está aprobado y que pasó a notaría o a espera de firmas)

• De ser necesario, corregir los datos ingresados por el usuario para los firmantes (nombre, apellido y rut) solamente si son faltas de ortografía o discrepancias menores.
• Poderes o mandatos que indiquen “simple”, “general” o “especial” y cuyo contenido sea factible de procesar mediante nuestros servicios notariales.

• Poderes o mandatos que indiquen “simple”, “general” o “especial” y cuyo contenido sea factible de procesar mediante nuestros servicios notariales.
• Aprobar cuando la fecha de comparecencia está indicada pero no es clara ni exacta y no cumple con ningún criterio adicional para observar o rechazar.

RECHAZO, DOCUMENTO NO VÁLIDO, Se rechazarán, no se puede volver a subir:

Motivo de rechazo: Debe quedar claro que el documento no se puede procesar por no validez o por las razones que sean.

• Actos o contratos que sean contrarios a derecho.
• Si el documento está redactado en parte o en su totalidad en un idioma distinto al oficial (español).
• Si el documento se encuentra en el listado de Documentos no factibles  Poderes o mandatos dependerá de la atribución que se entregue por la amplitud en la materia.
• De la lectura se entienda que se requiere de una solemnidad especial excluyente, tal como asistencia de notario o escritura pública (que no se pueda procesar como instrumento privado por ley).
• Documentos no legibles ya sea por símbolos, redacción o formato que no permitan su comprensión ni a qué tipo de documento corresponde.
  
  

ERROR DE CONTENIDO: Se observarán y usuario debe modificar el documento para reingresarlo

Revisión Pre-firma, para copia y protocolización

Motivo de rechazo: Indicar la causa del rechazo y escribir lo siguiente: “para continuar debes corregir el documento original según lo indicado y volver a subirlo a la plataforma pagando con la devolución”.

• Para pedidos con FEA donde el rut no sea válido.
• Cuando en formulario  un usuario fue ingresado dos veces o bien en el caso de personas jurídicas cuando fue ingresado tanto el representante por un lado como la empresa por otro.
• Todos aquellos documentos factibles que en su título, cuerpo, cláusulas o bajada hagan mención a notario o notaría con coletillas tales como  “autorización notarial”, “poder notarial”, “documento ante Notario”, autorizo las firmas”, “firmaron ante mí”, “documento firmado en presencia de Notario”, o alguna otra que pueda suponer que el documento es autorizado de manera presencial en Notaria tales como "a la vista de notario", etc. Lo mismo con las instrucciones notariales.
• Documentos donde en el texto se haga mención a escritura pública o asistencia de notario, pero que se trate de documentos que sí se pueden procesar como instrumento privado si es que se corrige.
• Documentos que sustenten Modificaciones de estatuto de empresa en un día deben ir acompañados de certificado de vigencia de accionistas.
  • Para Compraventa o cesión de acciones deben ir acompañados además de la junta extraordinaria o acuerdo de accionistas. Además deben estar identificadas dos personas mayores de 18 años que tengan calidad de testigos.
  • Para junta extraordinaria o acuerdo de accionistas además debe quedar establecida una cláusula que faculte al portador para protocolizar, similar a la siguiente: Se acuerda facultar al portador de este instrumento para que proceda a reducir a escritura pública o protocolizar.
• Documentos ilegibles, pero sea un documento FACTIBLE
• Documentos que contengan alguna firma electrónica o certificado digital, ya que esos al luego pasar a firmar se corromperán y no serán válidos legalmente. Esto se puede revisar al descargar el documento y abrirlo en Adobe Reader, si aparece la opción de “Panel de firmas” es porque contiene algún certificado digital, por lo que debiese ser rechazado.

 

OBSERVADO, CONSULTAR A USUARIO: Se observarán y se consultarán con usuario su continuidad (usuario puede decidir continuar tal cual o bien anular para corregir, todo voluntario)

Revisión pre-firmas (copia y protocolización)

En formulario web seleccionar “observado, consultar a usuario”

Motivo de observación: enunciar las causales y luego  “Por favor indicar si desea continuar con el documento tal cual.. Si por el contrario deseas corregir ingresa a tu cuenta de Tu Patrimonio y anula y solicita la devolución del pedido actual. Luego, el documento original corregido deberás volver a subirlo a la plataforma y pagar con tu devolución. Tienes 15 días corridos de plazo.”

• Si los comparecientes que se indican en el texto no se identifican al menos con  un nombre, un apellido y el número de identificación o no coinciden con los ingresados en el formulario (errores menores de tipeo en nombres y apellidos pueden ser corregidos sin necesidad de observar, errores de cualquier tipo en número de identificación sí se debe observar).
• Cuando un compareciente identificado en el texto no fue ingresado en el  formulario.
• Cuando un compareciente ingresado en formulario no está identificado en el texto.
• Si la calidad de un firmante no se indica o bien no está clara
• Donde la fecha de comparecencia esté indicada pero sea retroactiva de más de un año desde la fecha actual en que se revise el documento.
• Si el documento incluye firmas manuales.
• Documentos de empresa en un día que contengan el servicio de Copia certificada.
• Certificados de vigencia de accionistas que ingresen como documentos únicos.

OBSERVADO POR FECHA FUTURA

En formulario de revisión de documentos seleccionar la opción “fecha futura” e ingresar fecha de comparecencia en el calendario. Indicar en motivo de observación: “documento con fecha futura (fecha de documento)”.

CRITERIO DE PRIORIDAD EN CASO HAYA MÁS DE UNA OBSERVACIÓN

1. Rechazo 
2. Contenido
3. Observado consulta a usuario
4. Fecha futura

Si hay más de una observación entonces enumerarlas en el motivo y en el formulario seleccionar la opción de acuerdo a la más importante de acuerdo al criterio anterior.

NOTA: Si un pedido es mal ingresado en el formulario abrir tarjeta en Odoo explicando situación a Gerente de Operaciones para llegar a una resolución. NO volver a ingresar pedido.